Это статья о закрывающих документах, которые мы предоставляем юридическим лицам, которые являюются нашими клиентами. Для физических лиц предоставление отчетных документов осуществляется по авторизованному запросу. О том, как написать запрос, рассказано в статье "Как написать запрос в поддержку?"

• Какие закрывающие документы мы предоставляем?
• Как их получить?
  • оригиналы
  • копии
• Акты сверки
• Как формируется сумма в документах?

Какие закрывающие документы мы предоставляем?

Закрывающие документы формируются нами ежемесячно, в течение первых 5 рабочих (не календарных) дней месяца, следующего за отчетным. 
Документы формируются на плательщика по договору - физическое или юридическое лицо, на которое зарегистрирована учетная запись (оформлен договор).

В обязательном порядке мы предоставляем выписку с лицевого счета и счет-фактуру:

• Выписка с лицевого счета - аналог акта оказанных услуг, не требующий двустороннего подписания*

В выписке с лицевого счета, на основании Постановления Правительства РФ от 10.09.2007 №575 (ред. от 19.02.2015 г.) "Об утверждении Правил оказания телематических услуг связи", мы обязаны предоставлять следующую информацию:

1. реквизиты оператора связи;
2. сведения об абоненте;
3. расчетный период, за который выставляется счет;
4. номер лицевого счета абонента;
5. данные о суммарном количестве оказанных телематических услуг связи за расчетный период и период оказания телематических услуг связи, а также объем каждой телематической услуги связи, оказанной абоненту;
6. общую сумму, предъявляемую к оплате;
7. размер остатка средств на лицевом счете (при авансовом платеже);
8. сумму, предъявляемую к оплате по каждому виду телематических услуг связи и технологически неразрывно связанных с ними услуг;
9. виды оказанных телематических услуг связи.

*Возможность выписки отчетного документа в одном экземпляре следует из Правил оказания телематических услуг связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 575 (далее Правила).

В соответствии с пунктом 38 Правил, основанием для выставления счета абоненту или списания средств с лицевого счета за предоставленные телематические услуги связи являются данные, полученные с помощью оборудования, используемого оператором связи для учета объема оказанных им телематических услуг связи.

На основании п. 41 Правил, счет, выставляемый абоненту за оказанные телематические услуги связи, является расчетным документом, в котором отражаются данные о денежных обязательствах абонента. Документом, содержащим все требуемые п. 41 Правил сведения, в нашей организации является выписка с лицевого счета.

Учитывая вышеизложенное, оператору связи для подтверждения оказания им услуг абоненту не требуется акт об оказанных услугах, подписанный абонентом, достаточно данных, полученных с помощью своего оборудования. Абоненту мы направляем выписку с лицевого счета, в которой отражаются объем оказанных услуг и данные о денежных обязательствах абонента.

• Счет-фактура - специально заполненный бланк, в котором указывается информация о предоставленной услуге и его стоимости при продаже.

В счет-фактуре учтены следующие данные о продавце, покупателе и предоставляемой услуге:

1. наименование, ИНН и адрес продавца;
2. аналогичные данные о покупателе;
3. валюта, в которой осуществлялся перевод средств;
4. сумма;
5. таблица с наименованием товаров, количеством и их ценой. Так как наша организация предоставляет услуги связи, в графе «количество» стоит прочерк, так как услуги связи не имеют количества.

Внимание! Если некоторые платежи за юридическое лицо совершало физическое (или другое юридическое) лицо, то отчетные документы все равно будут оформлены на нашего клиента-плательщика по договору, так как услуга оказывалась ему.
В таком случае на стороне бухгалтерии клиента по документам будет образована кредиторская задолженность. Это происходит потому что с нашей стороны в документах будет отражено, что услуга юридическому лицу предоставлена на полную сумму, а в бухгалтерии клиента платежей с расчетного счета клиента будет зафиксировано на меньшую сумму. Исправить эту ситуацию никак нельзя, и по документам наши бухгалтерии не смогут выйти в ровную сумму. Поэтому настоятельно рекомендуем юридическим лицам оплачивать услуги только со своего расчетного счета.

!!!Если у вас изменилось наименование организации, произошла реорганизация или изменения коснулись ваших реквизитов, пожалуйста, заранее сообщите нам об этом.
Согласно нашему договору, п. 7.4.** в случае изменения реквизитов Стороны обязаны в 10-дневный срок уведомить об этом друг друга.
!!!Нельзя внести корректировки в уже закрытый отчетный период!!!

**7.4. Договор остается в силе в случае изменения реквизитов Сторон, включая изменение наименования Сторон, местонахождения и др. В случае изменения реквизитов Стороны обязаны в 10-дневный срок уведомить об этом друг друга. При этом Заказчик обязан уведомить Исполнителя посредством направления уведомления по электронной почте и направления оригинала уведомления по почте или через курьера, а Исполнитель – путем размещения соответствующей информации на https://panel.infobox.ru, а также направления уведомления по электронной почте.

!!! Изменить наименование услуг в документах невозможно, так как это наименование будет некорректным. Документы формируются автоматически, наименование соответствует действующему законодательству и приложениям к Договору https://infobox.ru/about/documents/

[↑наверх]

Как их получить?

Оригиналы документов

Согласно нашему договору (п. 2.1.3.), оригиналы отправляются Почтой России после завершения налогового периода по НДС (раз в квартал) на почтовый адрес, указанный в контактах вашей Панели управления panel.infobox.ru. В отправляемом комплекте содержатся отчетные документы за 3 месяца, входящих в предшествующий отчетный период (квартал).
Проверить, какой адрес указан для получения оригиналов документов, можно на вкладке «Оплата и настройка» - «Настройки учетной записи».

Если указанный здесь адрес нужно изменить, напишите запрос в поддержку с указанием, какой адрес нужно заменить и на какой. О том, как написать запрос в поддержку, рассказано в статье "Как написать запрос в поддержку?"

Если вы не получили отчетные документы за прошлый период, сообщите нам об этом с помощью запроса из своей панели управления, мы продублируем документы на ваш почтовый адрес.

[↑наверх]

Копии документов

Ежемесячно в течение первых 5 рабочих (не календарных) дней месяца, следующего за отчетным, копии документов в формате .pdf отправляются на электронный адрес контактного лица по финансовым вопросам.
Проверить, какой адрес указан в этих контактах, можно в Панели управления на вкладке «Оплата и настройка» – «Настройки учетной записи» – «Контактное лицо по финансовым вопросам».
Если вы хотите изменить этот адрес, напишите нам запрос из панели с указанием, какой адрес нужно изменить и на какой, мы сделаем.

Также в течение первых 5 рабочих (не календарных) дней месяца, следующего за отчетным, документы публикуются в Панели управления на Главной странице в блоке "Оплата и настройка" - "Документы"

На этой странице вы можете просмотреть все свои закрывающие документы, а также распечатать и отправить их на любой email.

[↑наверх]

Акты сверки

Акт сверки взаиморасчетов – это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами.
Если вы хотите свериться с нами по совершенным платежам, мы можем сформировать для вас акт сверки взаиморасчетов. 

Для этого на главной странице откройте раздел "Документы"

Здесь перейдите в раздел "Акты сверки", выберите необходимый вам период и нажмите кнопку "Сгенерировать и скачать файл PDF"
Акт формируется не на конкретную дату, а на конечную дату каждого месяца:

Сформированный документ выглядит следующим образом:

Акт сверки формируется нами по авторизованному запросу клиента из Панели управления panel.infobox.ru. 
В запросе должно быть указано, за какой период необходимо сформировать акт сверки. Акт формируется не на конкретную дату, а на конечную дату каждого месяца.

О том, как написать запрос из панели, рассказано в статье "Как написать запрос в поддержку?"

[↑наверх]

Как формируется сумма в документах?

Большинство наших услуг предоставляется по предоплате (исключеним являются только облачные серверы, подробнее в статье "Оплата серверов "Облачной инфраструктуры""*).

Это означает, что сумма внесенной предоплаты закрывается документами ежемесячно до конца последнего оплаченного месяца. В документах отражена стоимость оказанной услуги за отчетный месяц.

Например, если услуга оплачена на период с 01 января 2016 г. по 31 декабря 2016 г., то первые закрывающие документы будут сформированы в последний день первого календарного месяца, то есть 31 января 2016 г.

Важно понимать, что если действие услуги началось не с первого числа месяца, а, например, с 15го, то первый отчётный документ будет сформирован на сумму за период с начала действия услуги (в данном случае, с 15го) по последнее число месяца (включительно). Остаток суммы будет закрываться в следующие месяцы.
Когда вы оплатите эту же услугу на следующий период (с 15 числа месяца), стоимость услуги за такой месяц будет разбита по разным счетам: конец оплаченного периода (с 01 числа по 15) + начало нового оплаченного периода (с 16 числа по последнее число месяца (включительно). Обе суммы будут отражены в закрывающем документе.

Услуга начинает оказываться с момента поступления денег в оплату счета. Минимальный оплаченный период по договору - один месяц, поэтому изменить период оказания услуги (чтобы выровнять его точно по календарному месяцу) невозможно.

Стоимость дополнительных услуг (при наличии) появляется в документе в том месяце, в котором сформирован и оплачен заказ на них. Дальше закрывается документами так же, как основная услуга.

*при оплате услуги «Облачной инфрастуктуры» вы оплачиваете только те ресурсы, которые потребляете, соответственно, сумма в отчётных документах из месяца в месяц может меняться.

Услуги, оказываемые полностью в момент оплаты.

Разовые услуги - это услуги, которые считаются оказанными в полном объеме с момента предоставления заказчику. К таким относятся регистрация/продление домена, SSL-сертификат, ID-protect.
Сумма за предоставление такой услуги не распределятся на весь период действия услуги, а закрывается документом в полном объеме в том месяце, в котором был оплачен заказ. Возврат денежных средств после того, как услуга начала предоставляться, невозможен (так как услуга оказана полностью)

Что будет с документом, если услуга/ресурс были удалены?

В случае удаления услуги (инструкция "Удаление услуги") или отмены дополнительного ресурса (инструкция "Заказ дополнительных ресурсов") деньги за неизрасходованный период вернутся на баланс вашей панели управления. В выписке с лицевого счета эта сумма будет включена в графу «Поступление денежных средств в отчётном месяце».

Смена тарифного плана

Если вы сменили тариф (инструкция "Смена тарифного плана") на более дешевый, разница в цене вернется на баланс вашей панели управления.

В выписке с лицевого счета эта сумма будет включена в графу «Поступление денежных средств в отчётном месяце».

Если вы меняете тарифн на более дорогой, вам будет выставлен счет на доплату разницы стоимости тарифов. Переход на новый тарифн осуществляется в день поступления оплаты. Сумма списаний за данную операцию (в обоих случаях) будет отражена в закрывающих документах, выставленных за месяц, когда производилась смена тарифа,  по следующей схеме:

Первый период (старый тариф): первое число месяца – день смены тарифного плана. Второй период (новый тариф): день смены тарифного плана – последний день месяца.

[↑наверх]

Возможно, вам также будут полезны эти статьи

Юридическое лицо vs. физическое лицо
Редактирование учетной записи
Договор: как заключить и расторгнуть